ビジネスメールの書き方
日本語であれ英語であれ、ビジネスメールは今後のお付き合いを左右する大切なメールですので、普通のメールよりも丁寧に明確に記入する事が求められます。よく英語には、日本語の様に尊敬語が無い様に思われがちですが、英語にもしっかりと丁寧な言葉遣いや、良い印象を残す言葉遣いというのがあります。それを知っているだけでも、「常識のある人だ」と認知されます。特に海外からは「丁寧で礼儀正しい日本人」として知られているだけに、無礼な英文では印象が崩れてしまいます。同じ文章でも、少し変えるだけで丁寧さがアップしますので、ご紹介していきたいと思います。
まず、件名はシンプルに用件がパッと理解出来る様なものに設定しましょう。ですが、スパムメールだと間違われてしまうと、一向に開いてもらえません。About tomorrow/ Meeting/ などの、シンプルすぎる件名もよくありません。ミーティングの内容でしたら、about ではなく、regarding を使って、"Regarding tomorrow's meeting 8/14/2015 10am" などのように、日時も含める事でスパムメールでは無い事が分りますね。
また、前文での挨拶はお礼を申したり、相手の様子を尋ねる表現をするといいですね。Greetings, Thank you for the email. I hope you are doing well. そして、それに続けてメールの内容を述べるといいですね。I am writhing this regarding the meeting tomorrow. （明日の会議に関して書かせて頂いています。）
続けて本文では、できるだけ明確に丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。例えば、Can I ~ ?という表現は、Could I ~? に。「～して頂けませんか？」という表現は、Would you please~? という表現を使うだけでも、とても丁寧になります。Would you please come to our office a little earlier?（会社に少し早めに来て頂けませんでしょうか？）
締めの文章では、お礼を重ねたり、相手を気遣う表現をするといいですね。Thank you very much for your time. I look forward to hearing from you. こんな表現に加えて、最後に Best regards, Sincerely などの日本語でいう「敬具」の一言を添えると良いですね。
以下は参考例文です。
Upcoming transfer
Good afternoon Mr.Satou, I wanted to touch base with you regarding my transfer from Sacramento to Japan at the end of January. First of all, I'd like to thank you for your time in assisting me with a smooth transition to Japan. I look forward to working with you, and for the new opportunities that become available as I continue to work towards a bright and successful career.
It is my understanding that Koatsu sent you my resume and cover letter, but if there is any other information you require, feel free to contact me anytime. Take care, and have a great holiday season!
Sincerely yours,
Jack Jonson
件名 来る転勤につきまして
佐藤様、こんにちは。
1月末のサクラメントから日本への転勤に関しましてご連絡を取りたいと思いまして。まず、私が日本へスムーズに転勤が出来る様にと、色々とお手伝いくださり本当にありがとうございます。佐藤様とお仕事が出来ますのを大変楽しみにしております。そして、今後の未来の明るいキャリアに向かって、働かせて頂く事で経験していく様々な機会を心待ちにしています。
小松が、佐藤様に私の履歴書とカバーレターを送らさせて頂いているかと思うのですが、それ以外に何か必要なものがありましたら、いつでもご連絡をください。 それでは、お身体にお気をつけて、良いお年をお迎えください。
敬具
ジョンソン ジャック